Il est tout à fait normal de se poser de nombreuses questions lorsqu’il faut choisir une salle de séminaire. Ce lieu doit être sélectionné de manière réfléchie. De manière générale, il est conseillé de se mettre à la place des personnes conviées à l’événement. Voici ce qu’il faut faire.
Une salle de séminaire choisie en fonction de l’ambiance souhaitée
Avant de choisir la salle, l’organisateur a intérêt à imaginer le type d’événement qu’il souhaite tenir. Le séminaire peut avoir un ton décontracté comme pour les présentations de produits high-tech. Dans ce cas, le style « one-man-show » à la manière de Steve Jobs serait très bien. Une salle de spectacle bien sombre devrait être parfaite. Il est aussi possible d’organiser la rencontre dans un amphithéâtre. Si le style du séminaire s’approche davantage d’une rencontre interprofessionnelle ou d’un point de presse, il vaut mieux trouver un local où tous les participants peuvent être vus. L’open space est bien indiqué. L’ambiance peut aussi être très chic s’il s’agit de séminaire sur la mode ou les produits de luxe. Ainsi, un hôtel-restaurant 5 étoiles ou un château serait le mieux adapté.
Le lieu a la bonne taille et les équipements nécessaires
Outre le style de la salle, sa taille reste un autre critère important. Les dimensions dépendent du nombre de personnes invitées pour le séminaire. Pour les rassemblements politiques ou religieux, il faut le plus grand nombre de places assises qui soit. S’il s’agit davantage d’un colloque, une petite salle dans un restaurant en centre-ville fera l’affaire. La taille des locaux va déterminer le type de sonorisation et d’équipements vidéo à avoir. Certaines salles proposent le matériel médiatique dans le pack de location. La plupart du temps, il faut encore ajouter des supports de communication ailleurs. Quoi qu’il en soit, il faut penser à la logistique au moment de choisir la salle. La qualité des chaises, la propreté des lieux ainsi que différents détails sont à vérifier lors de la visite précédant la location.